Aplikasi SIMPROJA (Sistem Informasi Manajemen Program Kerja Balai GTK Banten)

SIMPROJA (Sistem Informasi Manajemen Program Kerja Balai GTK Banten) merupakan aplikasi berbasis web yang dikembangkan untuk membantu proses pengelolaan program kerja, kegiatan, penugasan pegawai, administrasi dokumen, serta monitoring progres pekerjaan di lingkungan Balai Guru dan Tenaga Kependidikan (BGTK) Provinsi Banten.

Aplikasi ini menerapkan sistem role-based access dengan beberapa level pengguna seperti Administrator, Supervisor, Ketua Tim Kerja (Katim), Tim, Persuratan, Bendahara, Panitia, Koordinator JF, dan Peserta yang memiliki hak akses sesuai tugas masing-masing. Supervisor berperan dalam mengelola master data, membuat kegiatan, menentukan penanggung jawab kegiatan, serta memberikan penugasan kepada Ketua Tim Kerja. Setiap penugasan akan dikirimkan melalui notifikasi WhatsApp Gateway sehingga koordinasi antar pegawai dapat berjalan lebih cepat dan efektif.

Ketua Tim Kerja bertugas mengelola pelaksanaan kegiatan dengan menentukan anggota tim, pemonev, panitia, peserta, serta penanggung jawab pekerjaan. Setelah data kegiatan selesai disusun, Katim dapat mengajukan kegiatan kepada Supervisor untuk dilakukan pemeriksaan. Supervisor dapat memberikan persetujuan maupun revisi terhadap penugasan pegawai, termasuk melakukan perubahan seperti menambah atau menghapus anggota yang terlibat dalam kegiatan.

SIMPROJA menyediakan fitur manajemen dokumen kegiatan seperti KAK, dokumen kegiatan, dan dokumen administrasi lainnya. Ketua Tim dapat memberikan tugas pembuatan dokumen kepada anggota tim, kemudian proses penyusunan dokumen terintegrasi dengan Google Spreadsheet dan Google Docs. Setelah dokumen selesai dibuat dan disetujui, sistem dapat melakukan konversi otomatis menjadi file PDF untuk kebutuhan administrasi.

Pada proses pelaksanaan kegiatan, sistem menyediakan fitur daftar peserta kegiatan yang digunakan untuk mendata peserta serta mengelola dokumen pendukung seperti surat tugas. Peserta akan menerima informasi penugasan melalui notifikasi WhatsApp, kemudian dokumen surat tugas yang diunggah akan tersimpan secara terintegrasi ke Google Drive sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih rapi, aman, dan mudah diakses.

Bagian Persuratan memiliki tugas untuk melakukan pengelolaan dokumen resmi seperti penambahan tanda tangan, validasi, dan kelengkapan administrasi sebelum dokumen digunakan. Bendahara dapat mengakses dokumen kegiatan yang diperlukan seperti KAK, dokumen kegiatan, serta melihat data peserta untuk mendukung proses administrasi dan pelaporan.

Selain kegiatan internal, SIMPROJA memiliki fitur permohonan kegiatan eksternal yang digunakan untuk mengelola pengajuan kegiatan dari pihak luar. Surat permohonan kegiatan eksternal dapat diunggah dan tersimpan otomatis ke Google Drive. Permohonan tersebut akan diproses oleh Supervisor untuk disetujui atau ditolak. Jika disetujui, proses dilanjutkan ke Koordinator JF untuk mengelola informasi kegiatan seperti lokasi dan data sumber daya manusia eksternal. Sistem juga mengirimkan notifikasi WhatsApp kepada pemohon kegiatan dan peserta terkait informasi serta perkembangan status kegiatan.

SIMPROJA dilengkapi dengan fitur monitoring WhatsApp Gateway yang berfungsi untuk memastikan koneksi layanan notifikasi berjalan dengan baik. Sistem akan melakukan pengecekan status koneksi WhatsApp Gateway secara berkala, apabila layanan terhubung maka sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis terkait penugasan, perubahan status kegiatan, revisi pekerjaan, maupun informasi dokumen. Jika terjadi gangguan atau WhatsApp Gateway tidak aktif, sistem akan memberikan informasi bahwa layanan notifikasi mengalami error sehingga dapat segera dilakukan pengecekan oleh administrator.

Teknologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini yaitu HTML, CSS, JavaScript, Bootstrap, Laravel, MySQL, REST API, WhatsApp Gateway API, Google Spreadsheet API, Google Drive API, Google Docs API, Mailer, serta Cron Job untuk menjalankan proses otomatis seperti pengecekan layanan dan pengiriman notifikasi secara berkala.

Dengan dukungan integrasi WhatsApp Gateway, Google Drive, Google Docs, Google Spreadsheet, dan sistem otomatisasi, SIMPROJA membantu meningkatkan efektivitas koordinasi, transparansi proses kerja, pengelolaan dokumen digital, serta mempercepat pelaksanaan program kerja BGTK Provinsi Banten.